Wie geld gaat innen namens bedrijven moet zorgvuldig zijn. Zeker bij het gebruik van persoonsgegevens en de benadering van consumenten en bedrijven. Dat was altijd al zo, maar dit is nog eens versterkt met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in mei. Bedrijven kunnen deze risico’s vermijden door met incassopartners te werken die hun zaakjes op orde hebben. Dat zijn incasso-organisaties die minimaal de volgende zaken hebben geregeld:

• een ISO-certificering (ISO 27001: informatiebeveiliging en ISO 9001: kwaliteitsmanagementsysteem);
• beschikken over een assurance-rapportage (ISAE3402) voor de kernprocessen in hun dienstverlening, met een effectief risk- en control framework;
• in het bezit zijn van het kwaliteitskeurmerk van de KBvG.

Wanneer dit niet goed geregeld is, loop je als bedrijf mogelijk flinke risico’s. GGN, voorloper in de markt, had dit als één van de eerste partijen op orde. GGN behaalde in 2017 de derde plaats in de MT1000, in de categorie creditmanagement, factoring en incasso. In hetzelfde jaar won GGN de VVCM Credit Expo Innovation award. Gelukkig volgden andere spelers in de markt ons en inmiddels heeft een deel van de incasso-organisaties deze zaken geregeld.

Kwaliteit in huis, kennis delen

GGN is, als het gaat om de AVG, verwerkingsverantwoordelijke voor het gehele incassoproces (zowel minnelijk als gerechtelijk). Deze juridische positie is belangrijk voor opdrachtgevers. Zo hoeft de opdrachtgever zich geen zorgen te maken als er een datalek ontstaat. GGN is immers verwerkingsverantwoordelijke en vangt voor die gegevensverwerking alle risico’s op boetes en imagoschade op.

Maar bij GGN gaan we verder. Als sparringpartner heeft GGN veel kennis in huis en zijn we in staat om opdrachtgevers te adviseren, hun vragen te beantwoorden, te helpen om zaken professioneel aan te pakken en zo nodig te veranderen.
Zo heeft GGN onder meer twee functionarissen voor gegevensbescherming in dienst. Deze professionals hebben goed contact met de Autoriteit Persoonsgegevens. Maar ook op andere vlakken deelt GGN kennis en helpen we opdrachtgevers om op een veilige manier betere resultaten te halen. Ook heeft GGN experts in dienst op het gebied van assurance-rapportage (ISAE3402). Zij spelen een belangrijke rol bij het ontwerpen en implementeren van een risk- en control framework.
In november is de ISO-27001 certificering opnieuw (3e keer) succesvol afgerond en bewijst GGN een volwassen ISO-managementsysteem te hebben.

Verkeerde voorlichting

Wij merken in de praktijk dat bedrijven soms niet goed kunnen inschatten of hun incassopartner over de juiste competenties en kwaliteiten beschikt. En of de risico’s contractueel goed zijn afgedekt. Het probleem is dat ze hier vaak pas achter komen, wanneer het te laat is. Ook merken wij dat er door onze opdrachtgevers regelmatig onjuiste AVG-overeenkomsten met partijen worden afgesloten. Daarnaast worden klanten regelmatig verkeerd voorgelicht. Dan wordt bijvoorbeeld gezegd dat het hebben van een ISO 27001 certificaat betekent dat men 100% AVG-proof is. Dat is gewoon onjuist. Het is onmogelijk om te verklaren dat een bedrijf 100% AVG-proof is.

Drie adviezen waar bedrijven op kunnen letten wanneer zij een contract met een incassopartner sluiten:

1. Maak goede afspraken met uw incassopartner over de rol die door hen wordt ingenomen in de verwerking van persoonsgegevens. Zo is de incassopartner niet alleen in de gerechtelijke, maar ook in de minnelijke dienstverlening verwerkingsverantwoordelijke (!).
2. Beschikt de incassopartner aantoonbaar over de juiste kwaliteitskeurmerken (zoals een ISO-certificaat) en de juiste interne controles (ISAE).
3. Heeft de incassopartner aantoonbaar voldoende kennis in huis? Bijvoorbeeld experts voor het incassoproces,juridische zaken, gegevensbescherming en Risk & Compliance.

Voldoet de incassopartner aan deze punten? Dan is het geld nog niet binnen, maar zijn risico’s en vervelende verrassingen zoveel als mogelijk uitgesloten.