Openstaande facturen voorkomen door een goed incassoproces

Natuurlijk vindt u de relatie met uw klant belangrijk en wilt u deze niet op het spel zetten. Maar uw openstaande facturen moeten óók gewoon betaald worden. In eerste instantie probeert u het zelf met uw klant op te lossen, want de stap om een incasso uit handen te geven is best groot. U vraagt zich af of dit de relatie niet gaat beschadigen, of dit niet nog meer kosten met zich mee brengt en of u al die moeite wel nodig vindt. Aan de andere kant is het ook belangrijk dat de cashflow van uw bedrijf op orde is. Het afboeken van openstaande facturen wilt u zoveel mogelijk voorkomen en u wilt uw incassoproces zo goed mogelijk inrichten.

5 tips om uw incassoproces te optimaliseren en openstaande facturen betaald te krijgen

Om u te helpen uw incassoproces te optimaliseren geven we hieronder vijf tips waarmee u vandaag nog zelf aan de slag kunt. Zo kunt u een goed incassobeleid voeren zonder dat dit de verstandhouding met uw klanten beschadigd.

  1. Check de betaalwaardigheid en maak goede afspraken over de betaalwijze.
    Een kredietcheck vooraf geeft u een goede indicatie of u wel of geen risico loopt op eventuele niet-betaalde facturen bij het aannemen van een nieuwe klant. Bij eventueel risico kunt u vooraf al maatregelen nemen om dit zoveel mogelijk te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het laten doen van een aanbetaling, vooraf laten betalen in plaats van achteraf. Ook kunt u met deze klant een automatische incasso afspreken.
  2. Zorg altijd voor een getekende overeenkomst met uw klant.
    Bij een eventueel incassoproces staat u sterker als u een getekende overeenkomst heeft waarin gemaakte afspraken en tarieven benoemd zijn. Als u gebruik maakt van algemene voorwaarden, zorg er dan voor dat deze correct zijn en dat uw klant deze van u ontvangen heeft. Als getekende overeenkomsten ontbreken, dan wordt tijdens het incassoproces eventuele bewijsvoering lastiger. Iets wat wij als deurwaarderskantoor vaak zien en het innen van niet- betaalde facturen lastiger maakt.
  3. Verzamel de juiste data en leg deze vast in uw boekhoudsysteem.
    Het is belangrijk dat u beschikt over de juiste gegevens van uw klant. Naast de NAW gegevens is het goed om een e-mail adres en telefoonnummer te weten. U kunt dan uw klant op verschillende manieren bereiken en via verschillende kanalen aanmanen om tot betaling over te gaan.
  4. Blijf met uw klant in gesprek en maak afspraken.
    Ga altijd het gesprek met uw klant aan als een betaling uitblijft. Zo hoort u de reden en bent u in staat om met uw klant passende afspraken te maken. Veelal zorgt wederzijds begrip voor de situatie ervoor dat een openstaande factuur alsnog betaald wordt. Als u een betalingsregeling met uw klant afspreekt, maak dan afspraken die uw klant kan nakomen en leg de termijnen en betaalmomenten altijd schriftelijk vast. Houdt in uw incassoproces ook rekening met de tijden waarop u incasseert. Schrijf uw klant aan wanneer zij zelf geld ontvangen, dan is de kans het grootst dat uw rekening betaald wordt. Laat ook rekeningen niet oplopen, want dan stapelen de problemen zich alleen maar op.
  5. In geval van klachten: handel ze af.
    Handel eventuele klachten snel en schriftelijk af. Klachten worden vaak als excuus gebruikt om niet te betalen. Leg om deze reden de afhandeling van de klacht ook schriftelijk vast.

Maak van openstaande facturen geen kopzorgen

Helaas komt het soms voor dat uw klanten de openstaande facturen niet betalen en u komt er met uw klant zelf niet uit. U heeft hulp nodig bij het tot stand komen van de betaling of het regelen van een betalingsregeling. Ga dan op zoek naar een betrouwbare deurwaardersorganisatie, deze herkent u aan certificeringen, zoals ISO. Daarnaast zijn enkele deurwaardersorganisaties aangesloten bij Garantiefonds Gerechtsdeurwaarders (GGDW). Dat zorgt voor extra financiële zekerheid.

U bepaalt zelf hoe ver u wilt gaan om uw openstaande factuur geïncasseerd te krijgen. Incassobureaus hebben minder bevoegdheden dan deurwaardersorganisaties. Incassobureaus mogen aanmanen, maar mogen geen gerechtelijke stappen nemen. Hiervoor werken ze veelal samen met een derde partij (een deurwaarderskantoor). Een deurwaarderskantoor kan het hele incassoproces voor u uit handen nemen.

Een incassobureau of deurwaarderskantoor dient als verlengstuk van uw bedrijfsvoering. Het is dan ook belangrijk om bij het kiezen van een juiste partner de afweging te maken of de werkwijze van het betreffende bedrijf past bij uw bedrijfsvoering. Wordt de klant aangesproken met de juiste tone of voice, proberen ze waar mogelijk te voorkomen dat uw klant nog hogere schulden krijgt? Dit zijn enkele voorbeelden die voor u van belang kunnen zijn bij uw keuze.

Wanneer geeft u een openstaande factuur uit handen?

U bepaalt zelf het moment waarop u een openstaande factuur uit handen geeft. Het is aan u om te bepalen vanaf welk factuurbedrag u dit zinvol vindt. U maakt een afweging van het kostenrisico dat u loopt ten opzichte van de kosten die u moet maken om de openstaande factuur af te boeken. Wilt u weten wat uw kostenrisico is? Kijk dan bijvoorbeeld eens naar de rekentool van GGN (https://www.ggn.nl/incasso#rekentool). Belangrijk om te weten: als uw klant de volledige hoofdsom betaalt, dan kost het u niets! De wet bepaalt namelijk dat incassokosten in eerste instantie door uw debiteur betaald moeten worden. Los van de financiële afweging kan een emotionele afweging ook meespelen in uw keuze om een incasso uit handen te geven. Mocht u besluiten uw openstaande factuur bij GGN ter incasso aan te bieden, dan volgen hieronder nog enkele tips.

Tips waaraan de openstaande factuur moet voldoen om het incassoproces zo goed mogelijk te kunnen starten

  • Is de tenaamstelling van de factuur correct?
  • Zijn de adresgegevens van uw klant bekend?
  • Staat duidelijk op de factuur omschreven waar deze voor is?
  • Is de betaaltermijn verlopen en staat de uiterste betaaltermijn duidelijk op de factuur?
  • Heeft u de factuur en minimaal één herinnering gestuurd?
  • Is er volgens afspraak met uw klant gehandeld?

Doe de volledige incassocheck Of neem contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

bel mij terug

Publicatiedatum: Dit artikel is gepubliceerd op 18 december 2018

Terug naar het overzicht